Nello svolgimento degli incarichi di revisione contabile, nell’ambito delle procedure previste dai vigenti principi di revisione internazionale (ISA Italia), assumono fondamentale importanza le procedure di revisione consistenti nell’inoltro di lettere di conferma a terzi, nella prassi conosciute come “circolarizzazione”.

Con l’approssimarsi della chiusura dell’esercizio è auspicabile che il revisore e/o il sindaco incaricato della revisione legale, provveda ad avviare il processo finalizzato all’utilizzo nell’ambito del proprio incarico delle procedure di conferma esterna. Tale processo ha inizio con la selezione dei soggetti terzi e l’invio agli stessi delle richieste di conferma da parte del revisore e si conclude con la valutazione delle risposte pervenute.

Una tempestiva pianificazione delle attività inziali è essenziale affinché vi siano maggiori probabilità che il revisore possa acquisire tutte le informazioni richieste ai soggetti terzi selezionati con congruo anticipo rispetto all’emissione della relazione di revisione. Il presente articolo descrive gli aspetti operativi sia nella fase di pianificazione che in quella di esecuzione.

L’efficacia e l’attendibilità dell’utilizzo di procedure di richiesta di conferma esterna, dipendono in misura significativa dall’attenzione e dalla cura con le quali il revisore effettua non solo la pianificazione di tali attività ma anche e soprattutto la sua corretta esecuzione.

Il revisore dovrà decidere, in fase di pianificazione, a quali rischi dare risposta tramite la procedura in esame, e conseguentemente determinare la forma e la definizione della procedura di circolarizzazione.

I principali fattori considerati in questa fase di studio sono:

• le asserzioni in esame che il revisore vuole coprire con le conferme esterne;
• i rischi specifici di errori significativi individuati, compresi quelli legati a potenziali frodi;
• la forma della richiesta;
• la natura delle informazioni richieste;
• il mezzo di comunicazione (ad esempio, in formato cartaceo, elettronico, o in altro formato);
• le caratteristiche dei destinatari (indipendenza, obiettività, capacità di rispondere);
• le precedenti esperienze del revisore nello stesso incarico;

Il revisore quanto utilizza le procedure di conferma esterna deve mantenere il controllo sull’intero processo. Ciò si raggiunge mediante il controllo delle seguenti fasi operative:

• selezione dei soggetti da circolarizzare (“controparti”);
• definizione delle richieste di conferma (preparazione delle richieste);
• invio delle richieste ai soggetti individuati, inclusi gli eventuali solleciti;
• ricezione delle risposte.